Informatieplicht aan ouders

Voor de uitwisseling van het Onderwijskundig Rapport (=OKI-doc) tussen de basisschool en de nieuwe school voor voortgezet onderwijs is géén toestemming van de ouders nodig. Ouders kunnen geen bezwaar maken tegen de uitwisseling via het OKI-doc: de school moet het OKI-doc hoe dan ook uitwisselen. Onderdeel van het OKI-doc is het schooladvies.

De basisschool is wel verplicht om ouders te informeren over welke gegevens van de leerling worden gebruikt, aan wie deze gegevens worden verstrekt en op welk moment en met welk doel. Dit betekent dat ouders inzage moeten krijgen in het complete OKI-doc, voordat deze wordt uitgewisseld. Ouders ontvangen een afschrift van het OKI-doc. Professionele indrukken en conclusies van leraren kunnen niet gecorrigeerd worden, maar bezwaren, meningen en opmerkingen van ouders moeten wel opgenomen worden in het OKI-doc. In het OKI-doc is er ruimte om de visie van de ouders en de leerling op het advies aan te geven. Ouders kunnen ook om rectificatie vragen als de persoonsgegevens in het OKI-doc niet kloppen.

Uit het leerlingdossier moet blijken dat ouders daadwerkelijk geïnformeerd zijn.

Welke gegevens mag de basisschool opnemen in het onderwijskundig rapport?

School mag alleen gegevens verwerken in het OKI-doc voor zover noodzakelijk voor het doel. Men spreekt ook wel van dataminimalisatie: wissel niet meer gegevens uit dan nodig.

Op basis van regelgeving mag de basisschool in het onderwijskundig rapport alleen gegevens over een leerling opnemen die in de volgende categorieën vallen:

• administratieve gegevens (zoals naam, geboortedatum, adres en onderwijsnummer van de leerling)
• gegevens over de onderwijshistorie en leerresultaten (zoals een eventuele overstap tussen scholen en toetsresultaten)
• gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling, de werkhouding en het gedrag van het kind
• gegevens over de eventuele (extra) ondersteuning die het kind gekregen of nodig heeft
• gegevens over de verzuimhistorie

Het bevoegd gezag/school heeft bij het gebruik van het leerlingdossier de verantwoordingsplicht dat het de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naleeft.

Gescheiden ouders

Uit wet- en regelgeving blijkt dat het in eerste instantie aan (gescheiden) ouders is om elkaar te informeren over de vorderingen en ontwikkelingen van hun kind. In sommige gevallen is de relatie tussen de ouders zo vertroebeld, dat goede onderlinge communicatie niet meer mogelijk is. Dan komt de school in beeld. De vraag rijst dan wat zijn de verplichtingen van de school inzake de informatieverstrekking.

Artikel 1: 377b BW bepaalt dat de met het gezag belaste ouder verplicht is de andere, niet met het gezag belaste ouder op de hoogte te houden van belangrijke zaken die het kind aangaan.

Artikel 1: 377c BW bepaalt dat de school verplicht is een ouder die niet het ouderlijk gezag heeft, als hij of zij daarom vraagt, van beroepshalve beschikbare informatie te voorzien die het kind te betreffen. Hierop zijn twee uitzonderingen:

• de informatie wordt niet verstrekt als de school de informatie niet op dezelfde manier aan de ouder met het ouderlijk gezag zou verstrekken
• de informatie wordt niet verstrekt als het belang van het kind zich daartegen verzet.

Ouders die het oneens zijn met het advies

Ouders die het oneens zijn met het schooladvies kunnen hierover in gesprek gaan met de leerkracht en/of de directeur van de basisschool. Zijn zij niet tevreden over de uitkomst van de gesprekken, dan kunnen zij een klacht indienen bij de klachtencommissie van de school. Veel scholen zijn aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC) van Onderwijsgeschillen. De visie van de ouders op het advies wordt altijd aangegeven in het OKI-doc.